Базата данни в Excel, в блога Александра Vorobeva

Въпреки, че MS Office за създаване на огромен комплекс, свързани бази данни и след това да работят с тях е програмата Access, милиони потребители по целия свят предпочитат да се създаде проста (и не много) база данни в Excel. Има няколко причини, и най-много.

главен сред тях - най-широкия дистрибуция, наличността и популярност на Excel, която има огромна аудитория от потребители, за разлика от програмата за достъп, които работят предимно професионални програмисти!

Ако намерението ви е да водят дневник за струва автомобилът да направя филм библиотека и да го управлявате и следите от продуктите, за да работи правилно съхранява данни за покупките и продажбите в бизнеса, вие неизбежно ще трябва да се създаде база данни и да използват различни филтри и генератори на различни доклади в обработка на данни.

Този пост има една малка, но важна поредица от кратки и прости статии за azah компетентен съхранение и как да се осигури бърз и лесен достъп до тези данни.

Малко теория.

Конвенционални двумерен електронни таблици Excel, предназначена да отговори на някои специфични правила е таблица, база данни.

Колони Excel електронни таблици - на полета от базата, както и линии - е запис в база данни.

Невярно (колона) съдържа информация за един-единствен знак за всички записи в базата данни.

Запис (линия) се състои от определен брой (броят на полетата) на различни информационни съобщения (симптомите), които характеризират един обект на база данни.

Разширяема база данни - на масата, който непрекъснато се добавят нови записи (редове) на информация. В този случай, имената и броя на полета (графи) остават непроменени.

Всичко това е много важно да се разбере, да се знае и да се помни!

Създаване на база данни таблица на Excel, трябва да извършите няколко важни правила, които го правят по-лесно в бъдеще, живота си, когато извличането на информацията! Те са лесни за запомняне!

Основните правила за създаване на база данни в Excel.

1. Първият ред на базата данни трябва да съдържа наименованията на колони!

2. Всеки следващ низ база данни трябва да съдържа поне една клетка, пълна с данни.

3. Не използвайте обединени клетки в пространството на таблица на база данни!

4. Всяка колона трябва да съдържа само един тип данни - текст или числа, или дата!

5. Около база данни клетка трябва да е празен или тя трябва да бъде лист край на работното пространство.

6. Трябва да зададете гама от името на базата данни.

7. Необходимо е да се декларира списъка гама база данни.

Като пример, ние ще създадем една малка база данни проба в Excel, което представлява вписване на информация за тази част от растението, която произвежда метални конструкции.

Заредете програмата MS Excel и да започне работа.

1. База данни Title "Производство на метални конструкции секция №2» се намира в комбинираната клетка A6 ... F6, оставяйки горната част на работния лист няколко реда празно. Тези линии могат да бъдат необходими в бъдеще при анализа на данните.

Написано титла няма да бъде в района на базата данни! №6 низ няма нищо общо с таблицата на базата данни, обърнете внимание на това.

2. В клетка A7 ... F7 пишат заглавията на колоните - полета в базата данни.

3. След това, в съответствие с клетка A8 ... E17, за да въведете бележки за освобождаването на метални конструкции.

4. F8 В клетка се въвежда формула: = D8 * E8 и го копирайте в F9 клетки. F17.

5. Присвояване на името на област с данни.

За да направите това, изберете област база данни с заглавията на колоните A7 ... F17; в главното меню, изберете "Insert" - "Име" - "Присвояване на ...". В изскачащия прозорец "Наименуване на" кутия напишете името, например - DB2 и кликнете върху бутона "ОК" - кръг е кръстен!

6. Декларирам списъка гама база данни.

За да направите това, отново изберете район база данни с заглавията на колоните; "Създаване на списък" - в основното меню, изберете "Данни" - "Списък".

В изскачащия прозорец "Създаване на списък" провери коректността на указаното място на полето за данни и наличието на знак за отмятане от "списък на заглавията". Кликнете върху бутона "ОК" - списъкът е създаден!

Базата данни в Excel е готов!

Ако активирате някоя от клетките в списъка ( "стои мишка"), ще видим:

1. обявен списък ресни синьо мазна гранична линия.

2. В списъка на заглавията наслагват AutoFilter, които се показват бутони в клетките на заглавията на колоните.

3. В долната част на списъка е имало празен низ със звездичка в началото, с покана да добавите друг запис в базата данни.

По този начин, в списъка се създава автоматично разширява базата данни на Excel име Sn2. Можете да продължите да го напълни с информация. Както готовността за изпълнение на доставката на продуктите (в производството на стоманени конструкции, те се наричат ​​с корабоплаването етикети, или просто - марки) бригадир трябва да правите по-нататък по ред запис.